طرق إدارة الاجتماعات

طرق إدارة الاجتماعات

طالما كانت الاجتماعات في الشركات والمؤسسات سلاح ذو حدين لأنها ربما قد تصبح أداة لزيادة الإنتاجية وتوليد المقترحات البناءة التي تقوم عليها الشركات أو قد تصبح مضيعة للوقت ومدمرة لروح التعاون بين العاملين فالمسالة إذاً تحكمها مجوعة من الضوابط والأساليب في إدارة الاجتماعات كي يمكن الوصول من خلالها للنتائج المرجوة منها حيث يقع في مقدمة هذه الآليات والضوابط الأسس التالية:

ــ وضع القواعد للاجتماعات: قد يتعرف البعض في الاجتماعات بطريقة غير لائقة فقد يحضرون متأخرين أو يقاطعون زملائهم أو قد ينتقدون اقتراحات الآخرين أو يسخرون منها أو قد يمسكون بزمام الحديث دون أن يتركوا المجال للآخرين أو قد لا يحترموا التراتبية الإدارية ولهذا يجب ضبط الاجتماعات ووضع قواعد يحترمها الجميع للابتعاد عن المظاهر السلبية التي تضعف مستوى الاجتماعات وتفرق العاملين وتنثر بذور الكراهية بينهم.

ــ وضع جدول أعمال محدد : كي يمكن للمجتمعين التحضير للاجتماع وتدبر المقترحات المفيدة للإدارة لانتاج الحلول المدروسة البعيدة عن الارتجال .

ــ المعلقات: عدم تضييع وقت الاجتماع في بحث أمور جانبية غير مذكورة بجدول أعمال الاجتماع واستخدام المعلقات حيث يتم تسجيل كل ما يظهر أثناء الاجتماع ولا يكون ضمن جدول الأعمال ليتم مناقشتها في الاجتماعات القادمة.

ــ إدارة الوقت: تقتضي حسن سير الاجتماعات وضع وقت محدد وكافي لمناقشة كل موضوع وعدم الاسترسال وإضافة الوقت عل حساب الموضوعات المحددة في جدول الأعمال.

ــ الإدارة الذاتية: إن نجاح الاجتماعات تقتضي إيجاد سبل لتحفيز المجتمعين على المشاركة بجدية وفاعلية في الاجتماع حيث يمكن استخدام أسلوب توزيع إدارة مهام إدارة الاجتماع على المجتمعين فيمكن الطلب من أحدهم مراقبة الوقت ومن آخر تسجيل المعلقات ومن آخر تسجيل المقترحات وهكذا.

ـــ تحديد مسؤوليات التنفيذ ومدة التنفيذ: لابد أن يصيب العمل تغييراً بعد الاجتماعات وأن لا يستمر الوضع كما كان عليه قبلها حيث لابد من تحديد المسؤول عن تنفيذ كل مقترح يتم الاتفاق عليه في الاجتماع والمدة الزمنية المطلوبة للتنفيذ والأشخاص المطلوب منهم تقديم التقارير اللازمة للإدارة عن التنفيذ.

في الختام إن إدراكنا لأهمية عقد الاجتماعات لمعالجة كافة القضايا التي تواجهها مؤسساتنا يحملنا مسؤولية إنجاح إدارتها كي نصل إلى النتائج المرجوة والحلول المطلوبة لكافة القضايا المدرجة للنقاش لا بل الأمر يتعدى ذلك إلى إيجاد السبل المؤدية لتنفيذ المقترحات ربما قد يكون للآليات دور في تقرير نجاح إدارة الاجتماعات التي يقع على عاتق كافة المجتمعين مسؤوليتها.

مهند خاسكة

عدد المشاهدات: 10186